Regulamin konferencji

Regulamin konferencji

Regulamin konferencji

Słowa – kluczem. Social media, marketing i komunikacja w bibliotekach
23-24.09.2025 r.
Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie
 

§ I Postanowienia ogólne

  1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników konferencji Słowa – kluczem. Social media, marketing i komunikacja w bibliotekach (konferencja), której Organizatorem jest Biblioteka Główna Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie konferencji i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji.
  3. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
    • Uczestnik: osoba fizyczna zarejestrowana na konferencję poprzez Formularz Zgłoszeniowy, dostępny online na stronie internetowej Konferencji.
    • Potwierdzenie udziału: potwierdzenie wysyłane przez Organizatora Konferencji w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez Formularz Zgłoszeniowy.
    • Konferencja: Słowa – kluczem. Social media, marketing i komunikacja w bibliotekach.
    • Strona internetowa Konferencji: bg.agh.edu.pl/konferencja_2025.

§ II Zgłoszenie udziału

  1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest zgłoszenie udziału w konferencji poprzez poprawne wypełnienie formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej konferencji. W formularzu zgłoszeniowym osoba chcąca uczestniczyć w konferencji będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, tytuł naukowy/stanowisko, miasto, dane instytucji, adres mailowy, numer telefonu, dane do faktury, a także potwierdzić zapoznanie się z Regulaminem Konferencji oraz zobowiązać się do uiszczenia opłaty konferencyjnej.
  2. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza zgłoszeniowego.
  3. Uczestnik ma prawo dokonać zmiany danych, które zapisał w Formularzu Zgłoszeniowym, poprzez zgłoszenie takiej zmiany drogą elektroniczną na adres: konferencja(at)bg.agh.edu.pl.
  4. Pola tekstowe (niebędące polami wyboru) formularza zgłoszeniowego należy wypełnić używając pełnych nazw, bez użycia skrótów.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza zgłoszeniowego błędnych danych przez Uczestnika.
  6. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przesłanie Uczestnikowi środkami komunikacji elektronicznej informacji związanej z Konferencją.
  7. Po dokonaniu rejestracji drogą elektroniczną Uczestnik otrzyma potwierdzenie rejestracji.
  8. Po dokonaniu rejestracji drogą elektroniczną Uczestnik otrzyma dane niezbędne do dokonania płatności za udział w konferencji.
  9. Datą wniesienia opłaty konferencyjnej jest data zaksięgowania środków na koncie bankowym AGH.
  10. Każdy zarejestrowany Uczestnik otrzymuje podczas konferencji materiały konferencyjne oraz identyfikator.
  11. Rejestracja udziału zostaje zamknięta 20.08.2025 lub po osiągnięciu limitu miejsc (180 osób). Decyduje kolejność zgłoszeń.

§ III Płatności

  1. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest wniesienie, przed rozpoczęciem konferencji, opłaty konferencyjnej zgodnie z wybraną opcją:
    • 500 zł – uczestnictwo w dwóch dniach konferencji obejmuje: sesje w dniach 23-24.09.2025 r., przerwy kawowe, obiady,
    • 300 zł – uczestnictwo w jednym dniu konferencji obejmuje: sesje w dniach 23.09.2025 lub 24.09.2025 r., przerwy kawowe i obiad w wybranym dniu.
  2. Opłaty można dokonać przelewem na konto bankowe Organizatora. Szczegóły dotyczące płatności Uczestnik otrzyma w osobnej wiadomości po przyjęciu formularza rejestracyjnego.

§ IV Rezygnacja z uczestnictwa

  1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w konferencji po przesłaniu informacji o rezygnacji drogą elektroniczną na adres e-mail: konferencja(at)bg.agh.edu.pl.
  2. Wykreślenie z listy Uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
  3. W przypadku rezygnacji zgłoszonej do 8.09.2025 r. uczestnikom przysługuje zwrot opłaty. W przypadku rezygnacji po tym terminie uczestnikom nie przysługuje zwrot opłaty.

§ V Ochrona danych osobowych Uczestników

  1. Realizując obowiązek informacyjny na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE L. 2016.119.1 z dnia 4 maja 2016 r.], zwanego dalej: RODO, informujemy, że:
    1. administratorem danych osobowych Uczestników jest Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, al. A. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków, zwana dalej AGH;
    2. w sprawach dotyczących organizacji Konferencji Uczestnik może skontaktować się pod adresem email: konferencja(at)bg.agh.edu.pl;
    3. w sprawach dotyczących wyłącznie przetwarzania danych osobowych Uczestnik może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: e-mail: iodo(at)agh.edu.pl, tel.: 12 617 53 25;
    4. Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane:
      • w trybie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w związku z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 478 z późn. zm.) oraz realizowaną przez Uczelnię na jej podstawie misją, jaką jest prowadzenie działalności naukowej, upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki, uczestnictwo w rozwoju społecznym, a także kształtowanie postaw obywatelskich oraz tworzenie gospodarki opartej na innowacjach; 
      • w trybie art. 6 ust. 1 lit b) RODO tj. - przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której przedmiotem jest udział w Konferencji; 
      • w trybie art. 6 ust. 1 lit c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne dla wywiązania się przez Administratora z obowiązków prawnych w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej.
  2. Administrator zastrzega sobie prawo do wykonywania zdjęć i filmów w trakcie spotkań, które może wykorzystać w celach promocyjnych w publikacjach drukowanych oraz elektronicznych oraz w mediach społecznościowych na profilach jednostek organizacyjnych Administratora. Zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt. 2 z dnia 4 lutego 1994 r. ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. 2021 poz. 1062 ze zm.) rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza nie wymaga jej zezwolenia.
  3. Z pełną treścią informacji o przetwarzaniu danych osobowych można zapoznać się na stronie głównej AGH w zakładce Ochrona Danych Osobowych (https://www.agh.edu.pl/ochrona-danych-osobowych/informacja-administratora-o-przetwarzaniu-danych-osobowych/uczestnik-wydarzenia-naukowego).

§ VI Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania lub zmiany terminu konferencji.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
  4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 17.03.2025 r.
  5. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie trzech dni od dnia publikacji na stronie internetowej konferencji.